Seragam 100 pcs dipesan tiga minggu sebelum acara. Dua hari sebelum acara, barang tiba — tapi warna sablon berbeda dari referensi, dan 12 unit memiliki jahitan yang tidak rapi. Vendor tidak responsif. Tidak ada waktu untuk produksi ulang.
Situasi seperti ini lebih sering terjadi dari yang seharusnya. Dan hampir selalu bisa dicegah jika proses seleksi vendor dilakukan dengan lebih teliti di awal.
Berikut 8 hal yang wajib Anda cek sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan vendor konveksi manapun.
1. Cek Portofolio Nyata, Bukan Hanya Feed Instagram
Foto di Instagram atau website bisa menyesatkan — mudah untuk mengambil foto dari Pinterest atau menggunakan foto produk orang lain. Yang perlu Anda minta:
- Foto order yang pernah dikerjakan dalam 3-6 bulan terakhir
- Nama klien yang bisa dihubungi sebagai referensi
- Jika memungkinkan, kunjungi langsung atau minta sampel fisik produk mereka
Vendor dengan rekam jejak nyata tidak akan keberatan menunjukkan bukti pekerjaan mereka.
2. Tanyakan Kebijakan Pre-Production Sample
Ini adalah litmus test paling sederhana untuk menilai profesionalisme vendor. Vendor yang serius akan selalu menawarkan atau setidaknya bersedia membuat sampel sebelum produksi massal — karena mereka pun tidak ingin ada sengketa di akhir.
Jika vendor langsung meminta down payment untuk produksi massal tanpa menawarkan sampel terlebih dahulu, itu adalah tanda bahaya yang jelas.
3. Minta Quotation Tertulis yang Transparan
Quotation yang baik harus mencantumkan secara eksplisit:
- Harga per unit — sudah termasuk apa saja?
- Biaya setup sablon (per screen / per warna)
- Biaya desain jika ada
- Biaya packaging dan pengiriman
- Syarat dan kondisi revisi
Jika vendor memberikan harga "all-in" tanpa rincian, tanyakan breakdown-nya. Transparansi harga adalah cerminan dari cara mereka menjalankan bisnis secara keseluruhan.
4. Konfirmasi Lead Time Produksi dengan Realistis
Tanyakan: "Jika saya setujui sampel minggu ini, kapan barang bisa siap?" — dan perhatikan bagaimana vendor menjawab. Vendor yang jujur akan memberikan estimasi yang realistis berdasarkan kapasitas produksi mereka, bukan sekadar mengiyakan deadline Anda.
Vendor yang langsung menyanggupi deadline sangat ketat tanpa pertanyaan lanjutan justru patut dicurigai — apakah mereka memahami apa yang dijanjikan?
5. Periksa Kemampuan Menangani Ukuran Variatif
Tim yang besar biasanya memiliki karyawan dengan rentang ukuran yang lebar. Tanyakan apakah vendor memiliki pola yang terstandar untuk semua ukuran dari S hingga XXXL — bukan hanya "dikira-kira" berdasarkan perbandingan ukuran.
Vendor dengan sistem grading pola yang baik akan memiliki toleransi ukuran yang konsisten di semua size. Ini penting untuk memastikan fitting yang seragam di seluruh tim.
6. Tanyakan Kebijakan untuk Unit Cacat
Dalam setiap produksi massal, risiko cacat (reject) selalu ada — meski kecil. Yang membedakan vendor profesional dari yang tidak adalah bagaimana mereka menanganinya.
Pertanyaan yang perlu ditanyakan:
- Apakah ada garansi penggantian untuk unit yang cacat produksi?
- Bagaimana prosedur klaimnya?
- Berapa toleransi cacat yang dianggap wajar?
Jawaban yang jelas dan spesifik menandakan bahwa vendor pernah menghadapi situasi ini dan memiliki prosedur yang matang.
7. Evaluasi Kualitas Komunikasi Sejak Awal
Perhatikan seberapa cepat dan seberapa jelas vendor merespons pertanyaan pertama Anda. Apakah mereka menjawab dengan detail, atau hanya memberikan harga tanpa penjelasan? Apakah mereka bertanya balik untuk memahami kebutuhan Anda, atau langsung menawarkan paket?
Cara vendor berkomunikasi di tahap awal adalah cerminan bagaimana mereka akan berkomunikasi selama proses produksi — yang bisa berlangsung 2–4 minggu.
8. Jangan Terpaku pada Harga Terendah
Harga adalah faktor penting, tapi bukan satu-satunya. Vendor dengan harga 15% lebih murah yang menghasilkan seragam berkualitas rendah akan membuat Anda bayar lebih mahal dalam jangka panjang — baik dari biaya penggantian, reputasi yang rusak, maupun frustrasi yang tidak ternilai.
Bandingkan nilai keseluruhan: kualitas bahan, teknik cetak, konsistensi ukuran, komunikasi, dan layanan purna jual. Itulah yang benar-benar menentukan apakah Anda mendapatkan deal yang baik.
Vendor yang baik bukan hanya penyedia barang — mereka adalah partner produksi yang ikut bertanggung jawab atas hasil akhir.
Kesimpulan
Waktu yang Anda investasikan untuk menyeleksi vendor dengan benar di awal akan menghemat jauh lebih banyak waktu — dan uang — di kemudian hari. Delapan poin checklist di atas bukan daftar yang berat; ini adalah standar minimum yang seharusnya dipenuhi oleh vendor manapun yang mengklaim dirinya profesional.
Teespace terbuka untuk dievaluasi menggunakan checklist ini. Portofolio, kebijakan sampel, rincian harga, dan garansi produk — semua tersedia secara transparan. Mulai konsultasi di halaman Custom Order.